Dokumentenmanagement leicht gemacht!

Nahezu jedes Unternehmen wünscht sich mehr Transparenz und Effizienz innerhalb der eigenen Geschäftsprozesse. Das ist oft leichter gesagt als getan. Fakt ist, dass die sogenannte Zettelwirtschaft in Büros reduziert wird und das papierlose Büro Einzug hält. Das effiziente Dokumentenmanagement ELO for DATEV unterstützt im Digitalisierungsprozess, spart nachhaltig Kosten und reduziert gleichzeitig den CO2-Fußabdruck. Umso aktueller, da DATEV DMS classic zum 31.12.2023 eingestellt wird. In diesem Beitrag erfahren Sie

  • Marketing@nitsche
  • Von Michaela Kreittmayr-Kühne
  • 27.06.2023

Warum ist digitales Dokumentenmanagement wichtig?

Wenn man es genau nimmt, betrifft Dokumentenmanagement (DMS) uns alle. Warum? Zum einen geht es Firmen an, die sich digital und nachhaltig aufstellen möchten, zum anderen die Belegschaft, die der Zettelwirtschaft am liebsten den Kampf ansagen und effizienter arbeiten würde. Und das besser heute als morgen. Ganz besonders viel Potential bergen hier die Personal-/, Einkaufsabteilung oder die Buchhaltung. Seien wir ehrlich, in den genannten Abteilungen kommen die meisten Belege zusammen. Wie schön wäre es, wenn man dieses einfach und schnell digitalisieren könnte? DMS ist wichtig und macht Sinn, wenn man allein schon an die unzähligen Reisekostennachweise, Entgeltunterlagen (Digitalisierungspflicht seit 2022), Angebote, Verträge oder Rechnungen denkt. Die Zeitfresser liegen oft in analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen, wie z. B. der Belegverarbeitung, Prüfung sowie Archivierung. Eine weitere Herausforderung ist die Datensicherheit. Etwa 61% der Unternehmen sorgen sich lt. einer aktuellen Studie1 um IT- Sicherheitslücken, die dem Unternehmen viel (Lehr-)Geld kosten können.

Nachhaltig Kosten sparen und den CO2-Fußabdruck reduzieren

ELO for DATEV bietet Unternehmen eine effiziente und nachhaltige Lösung zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Mit seiner leistungsstarken Funktionalität und nahtlosen Integration in DATEV-Umgebungen ermöglicht es eine effektive Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Technisch gesehen, steckt hinter dieser Lösung ein Enterprise Content Management System (ECM), welches die Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Daten im Hintergrund steuert. Grundvoraussetzung für die Nutzung von ELO for DATEV ist die DATEV-Plattform. Kunden, die bisher mit DATEV DMS classic gearbeitet haben, wissen, dass diese bis 31.12.2023 eingestellt wird. Nachfolger ist das digitale Dokumentenmanagement ELO for DATEV.

Die Vorteile auf einen Blick:

Effiziente und transparente Dokumentenverwaltung
ELO for DATEV ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Laut einer Studie2 werden durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Durchschnitt etwa 30 % der Zeit eingespart, die normalerweise für die Suche nach Dokumenten aufgewendet wird. Die Verringerung der einzelnen Arbeitsschritte (Dokumentenentnahme, Überbringung, Verteilung, Abheften, Register einlegen) machen circa 70% aus. Die intelligente Volltextsuche und das transparente Ablagesystem von Dokumenten ermöglichen den Benutzern, Informationen schnell und einfach zu finden, welches wiederum die Produktivität steigert.

Automatisierte Workflows
Weitere Vorteile sind die automatisierten Workflows, beispielsweise die selbstlernende Erkennung von Rechnungsinhalten mittels künstlicher Intelligenz (KI), der digitale & individuelle Rechnungsfreigabeprozess sowie die terminierte Wiedervorlageoption. Durch die Definition von einfachen Regeln und Aktionen können Geschäftsprozesse automatisiert und standardisiert werden. Dokumente werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet, Genehmigungen eingeholt, um den Fortschritt der Aufgaben zu beschleunigen und nachvollziehbar zu machen. Ein Eskalationsmanagement prüft die definierten Bearbeitungszeiten in den einzelnen Prüf- und Freigabeschritten. Lt. Studie2 geht man von einer Senkung der Bearbeitungskosten von etwa 20 – 40 % aus.

Sichere Archivierung und Revisionssicherheit
Ein digitales Dokumentenmanagement bietet eine sichere Archivierung von Dokumenten und gewährleistet Revisionssicherheit (s. E-Rechnungs-Gesetz). Laut einer Umfrage3 geben 84% der Unternehmen an, dass die Sicherheit ihrer Dokumente und Daten von hoher Bedeutung ist. Eine weitere Studie4 besagt, dass fast 70% der Firmen das größte Verbesserungspotential im Bereich der Archivierung sehen, gefolgt vom Workflowmanagement mit 52%. Fast genauso wichtig sind Themen wie E-Mail-Management (49%), Rechnungsbearbeitung (49%) und Business Collaboration / Teamarbeit (48%). ELO for DATEV gewährleistet den Schutz sensibler Informationen durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung (Nachvollziehbarkeit). Dadurch können Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff minimieren.

Und das ist erst der Anfang!  ELO bietet eine Vielzahl von Lösungen, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. Das Portfolio reicht von der Vertragsverwaltung bis hin zu E-Learning.“

Peter Groß

Fazit
ELO for DATEV bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine digitale und somit effiziente Dokumentenverwaltung, automatisierte Workflows sowie eine sichere Archivierung. Zusätzlich wird der CO2-Fußabdruck reduziert und sorgt für eine nachhaltige und zukunftsweisende Aufstellung des Unternehmens (green IT). Mit einer Zeitersparnis von etwa 30% bei der Dokumentensuche und einer schnelleren Durchlaufzeit von Prozessen können Firmen ihre Produktivität steigern und bestehende Ressourcen anderweitig, sinnvoll nutzen. Durch die Erfüllung der hohen Sicherheitsanforderungen und der revisionssicheren Archivierung wird das Risiko von Datenverlust und unbefugtem Zugriff reduziert. DATEV DMS classic wird zum 31.12.23 eingestellt. Zeit sich um eine Nachfolgelösung zu kümmern.

Neugierig geworden? Möchten Sie wissen, was aktuelle Kundenstimmen zu ELO for DATEV sagen oder eine Art „sneak peek“ in das dazugehörige Webinar (ab 0:05:05) starten? Warum nicht, legen Sie am besten gleich los. Je früher Sie sich und Ihr Unternehmen nachhaltig aufstellen, desto besser für Ihre Effizienz und IT-Sicherheit.

Bei Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne für eine kostenlose Beratung zur Verfügung.
Melden Sie sich gerne bei uns, wir freuen uns Ihnen helfen zu dürfen.

Peter Groß, Experte für ELO for DATEV
Peter Groß, Experte für ELO for DATEV
(Vertriebsleitung nitscheSOFTWARE)

(Quellen: Statista 20231, Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung2, Umfrage-Gitnux/Cisco3, Statista4)